企业通讯录怎么用？给全公司发邮件只需要点一个分组
组织架构自动同步、公共联系人、个人通讯录三种地址簿管理
企业通讯录的三种形式
阿里云企业邮箱内置了三种通讯录：企业通讯录（全员自动同步）、公共地址簿（管理员维护的外部联系人）、个人通讯录（员工自己维护）。三者的区别和用法，一次性讲清楚。
企业通讯录：自动同步，零维护
钉钉组织架构自动同步
只要绑定了钉钉，企业的组织架构（部门、员工、职位）会自动同步到邮箱通讯录。HR 在钉钉里更新员工信息，邮箱通讯录实时更新。不需要管理员手动维护。
写邮件时自动补全
在收件人栏输入同事名字的前几个字，系统自动从通讯录中匹配并补全。不用记全名、不用查 Excel 通讯录表。
公共地址簿：管理外部联系人
管理员在后台创建公共地址簿，把供应商、客户、合作方的联系信息录入。全公司员工写邮件时都能看到和选择。对于销售团队来说，统一维护客户联系人清单比每个人自己存 Excel 高效得多。
个人通讯录
员工自己维护的私人联系人和通讯组。支持批量导入（从 CSV/Excel 文件导入）、导出备份。个人通讯录只有自己能看到。
如何批量导入联系人
如果您有几百个客户联系人需要导入邮箱通讯录，一个个手动添加太慢了。可以用批量导入功能，几分钟搞定。
CSV 模板格式说明
下载阿里邮箱提供的 CSV 模板（在「通讯录」→「导入/导出」→「下载模板」）。模板包含以下列：姓名、邮箱地址、手机、电话、公司、职位、地址、备注。只需要填姓名和邮箱地址两列，其他选填。注意文件编码用 UTF-8，否则中文会乱码。
导入步骤
步骤1：准备好填好数据的 CSV 文件。步骤2：在邮箱通讯录页面点「导入」，选择您的 CSV 文件。步骤3：系统预览数据，确认无误后点「确定导入」。几百个联系人几分钟就能导入完成。
常见导入失败原因
编码错误（Excel 另存为 CSV 时默认是 ANSI 编码，需要手动选 UTF-8）、邮箱格式不对（缺少 @ 或有多余空格）、文件太大（单次导入建议不超过 500 条，分批导入更稳定）。
实用技巧
创建邮件组快捷发信
在个人通讯录里创建「邮件组」（比如「项目A团队」「季度会议参会人」），发邮件时直接在收件人填邮件组名称，系统自动展开成组内所有成员。比手动一个个加收件人快多了。
通讯录导出备份
定期导出通讯录做备份（「通讯录」→「导入/导出」→「导出」）。导出的是 CSV 文件，可以用 Excel 打开。万一邮箱数据丢失或员工离职，可以快速恢复通讯录。
给重要联系人设置新邮件提醒
给重要联系人设置「新邮件提醒」（在联系人详情页勾选「重要联系人」）。这些联系人发来的邮件会在手机通知栏特别标注，不会漏看。
常见问题
钉钉同步延迟怎么办？
正常情况下钉钉组织架构变更后 5-10 分钟会同步到邮箱。如果超过 30 分钟还没同步，检查：1）钉钉和阿里邮箱的绑定关系是否正常；2）HR 是否在钉钉里正确维护了员工信息。如果都没问题，联系管理员手动触发同步。
离职员工的通讯录怎么处理？
员工离职后，其个人通讯录会随着账号禁用而保留（但不会删除）。如果接替人员需要查看前员工的客户联系人，管理员可以在后台「导出」前员工的个人通讯录，再「导入」给新员工。
企业通讯录能外部共享吗？
不能。企业通讯录只在企业内部可见，外部人员无法访问。如果您需要把某些联系人信息共享给外部合作方，可以用「公共地址簿」功能，把需要共享的联系人加到公共地址簿，并设置访问权限。
通讯录有容量限制吗？
个人通讯录上限是 20,000 条联系人，对企业用户来说足够用了。企业通讯录（全员自动同步）没有数量限制。如果达到上限，建议清理重复或过期的联系人。
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